Minden kaláka előkészületi fázisában az idő, a helyszín kiválasztása után, a feladatok felvázolásával, a helyiekkel folyamatosan egyeztetett tervezéssel telik. Amikor a legfontosabb organizációs kérdések tisztázódtak, indul útjára a körlevél, melyben a tervezett kaláka programokról, határidőkről kapnak információt a tagtoborzással érintett munkatársak. Ekkor kezdődik meg a jelentkezők összegyűjtése, az egyes tól-ig időpontokhoz rendelt kalákába történő beszervezése.
Íme álljon itt egy példa egy ilyen körlevélre, a 2008-as év 3. kalákájaként számon tartott Mátramindszenti kaláka „beharangozója":
Időpontja: 2008. augusztus 6-10.
Házigazdák: Dabóczi Mihók Mária, Kuklay Antal atya

Feladatok:
A kalákát több évre tervezzük, a falubéliek bevonásával. A feladat Mátramindszenten a Recski Emlékkápolna környezetének rendezése és a mellette lévő berek zarándokkertté alakítása, tóka, sétányok, rózsafüzérút, fűzgrotta, palló utak, táblák, padok, filagória, fűzkorona, stb.

Szervezők: Herczeg Ági, Csaba Kinga, Szabó Ági, Sólyom Barbara
Várható létszám: 10-15 fő
Esti programok, előadások: Kuklay Antal atya: 1956 története, Pilinszky-est
Tikovits úr előadása: Mária szobrok, képes fák az Északi-középhegység tájában
Kiállítás a Kalákák történetéről

A 2008-as Mátramindszenti kaláka fotógalériája Itt
S így írtak a helyiek honlapjukon a tervezett eseményekről, tervekről, 2008-ban:

"Csodálatos értékkel gazdagodik Mátramindszent: a vasútállomás közelében található közösségi házat övező nádast pihenő-, meditációs parkká alakítják fáradságot nem kímélő munkával a tulajdonosok, a település lakói és az ország számos pontjáról ide érkező fiatalok. Mint mondta, a telek szomszédságában lévő nádast megvásárolták a tulajdonosok a Mens Sana Alapítvánnyal karöltve, és ebből egy meditációs parkot alakítanak ki.
Az ötletet az Ars Topia Alapítvány munkássága adta, akik az elmúlt évtizedben az erdélyi vizes területek, források és fürdőhelyek rehabilitációját tűzték ki célul. Száz-százötven fős kalákatáborokban állítják vissza eredeti állapotukba ezeket a hagyományos élőhelyeket. Hazánkban ez az első programjuk. Az alapítvány nevének jelentése: tájművészet, jellegzetességük, hogy fűzfakötegekből formálják meg az építményeket, amelyek kizöldülve filagóriaszerű építményeket alkotnak.
– Az alapítványban budapesti kertészmérnökök tevékenykednek, őket kértük fel, hogy készítsenek tervet ennek a nádasnak, egykori kenderáztatónak a rehabilitálására, kiegészítve ezzel a közösségi ház és a barakk-kápolna tevékenységét. Az ide érkezőknek így alkalmuk nyílik az elmélyülésre – hangsúlyozta Kuklay Antal, hozzáfűzve: – Egy ösvényt alakítunk ki, amely mentén a hagyományos erdélyi bútorfestés technikájával készült feliratokat helyezünk el. A szövegek, amelyek többek között bibliai idézetek, vagy Assisi Szent Ferenc imaszövegei, elősegítik az elmélyülést, a meditálást, a relaxációt.
A következő idézetek is olvashatók lesznek: „Állj meg, hová rohansz a menny benned ragyog, akkor hiányzik csak, ha másutt hajszolod”, vagy „Nincs értéktelen, a kavics is rubint, gyönyörű a béka, akár a kerubin.”

A plébános elmondta, hogy tervbe vették egy tó kialakítását is, abban a pagonyszerű környezetben, ahol égerfák és fűzfák teremtenek sajátos hangulatot. Ma már ritkaságszámba megy a berek, az a növényi társulat, ahol a füvek, bokrok és fák egy természetes ökológiai egységet képeznek. Ezeknek az apró természeti kincseknek a megvédése, fejlesztése gazdagítja a környezetkultúránkat.
Az alapítvány célja, hogy egy ilyen élőhelyet bekapcsoljon a falu, a közösség életébe, vérkeringésébe. A tervet Mátramindszenten is magáévá tette az önkormányzat, sőt a megye is támogatta azt. A falu fiataljai pedig segítették a kalákatábor rendezését, szállást adtak az ide érkező fiataloknak. A tábor jövőre is folytatódik, előreláthatólag akkor teljesen elkészül a kincseskert.
Akinek kedve támadt részt venni ebben a munkában, az tavasszal érdeklődjön Kiss Szilveszternél, aki a szervezés oroszlánrészét végzi!"

A Mátramindszentiek saját honlapjukon természetesen nyomon követték a kaláka történéseit, egészen a tavalyi év júliúsáig. Itt olvashatnak róla. Javaslom a lap tetején a tartalomjegyzék használatát, tematikusan, átláthatóan követhetőek benne/vele az írások.